(HBĐT) - Thực hiện Chỉ thị số 19-CT/TU, ngày 22/8/2016 về tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội tỉnh, các cấp ủy đã chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc, hiệu quả. Tăng cường chỉ đạo tiến hành rà soát, xây dựng quy định và thực hiện nghiêm các quy trình, thủ tục, nội dung về nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ  (VT-LT) theo quy định.

Trong giai đoạn 2016 - 2020, BTV Tỉnh ủy đã ban hành 26 văn bản (7 quy định, 4 quyết định, 8 báo cáo, 7 kế hoạch, 1 công văn) nhằm cụ thể hóa và triển khai thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Luật Lưu trữ năm 2011, Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư về phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Chỉ thị số 19-CT/TU. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác VT-LT và kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thu thập tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử Đảng cấp tỉnh để các cơ quan, đơn vị thực hiện. Văn phòng cấp ủy tỉnh đã ban hành 85 văn bản (50 công văn, 12 kế hoạch, 4 báo cáo, 10 biên bản, 2 tờ trình, 2 thông báo, 2 quyết định, 1 hướng dẫn, 1 quy chế; các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội tỉnh ban hành 116 văn bản để triển khai Chỉ thị số 19-CT/TU. Qua đó, đưa công tác VT-LT thực hiện có nền nếp, thuận tiện cho việc quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu.

Công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong toàn hệ thống từ tỉnh đến cơ sở tiếp tục có những cải tiến về lề lối làm việc, quy trình nghiệp vụ. Thực hiện đúng về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản theo Quy định số 66-QĐ/TW của Ban Bí thư. Quản lý chặt chẽ văn bản, bảo đảm an toàn bí mật thông tin, tài liệu; thực hiện thống nhất việc đăng ký văn bản đi, đến theo quy trình xử lý văn bản phần mềm Lotus Notes. Duy trì thường xuyên gửi nhận văn bản, trao đổi thư điện tử trên mạng nội bộ và mạng thông tin diện rộng của Đảng. Đặc biệt, Văn phòng cấp ủy đã thực hiện tốt việc văn bản hóa biên bản, thông báo kết luận, tiến hành thu và lập đầy đủ các hồ sơ hội nghị BCH Đảng bộ tỉnh, BTV Tỉnh ủy, và hội nghị cán bộ do cấp ủy triệu tập, góp phần lưu trữ được những tài liệu có giá trị của cấp ủy.

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội được tiến hành thường xuyên. Cấp ủy các cấp đã lãnh đạo, chỉ đạo Văn phòng xây dựng kế hoạch tổ chức chỉnh lý hoàn thiện khối tài liệu thuộc nguồn nộp lưu về Kho lưu trữ lịch sử Đảng tỉnh đảm bảo theo đúng quy định. Đến nay, các huyện, thành ủy đã nộp khối tài liệu của đơn vị về Kho lưu trữ lịch sử Đảng tỉnh, hoàn thành kế hoạch đề ra, với tổng số 293 cặp (2.254 hồ sơ) đã được thẩm định, lên cặp hộp, giá phục vụ khai thác theo quy định. Trong đó: Huyện ủy Mai Châu 13 cặp (108 hồ sơ); Huyện ủy Cao Phong 19 cặp (224 hồ sơ); Huyện ủy Kim Bôi 28 cặp (145 hồ sơ); Huyện ủy Lạc Sơn 42 cặp (386 hồ sơ); Huyện ủy Tân Lạc 12 cặp (124 hồ sơ); Huyện ủy Đà Bắc 10 cặp (98 hồ sơ); Huyện ủy Lạc Thủy 49 cặp (320 hồ sơ); Thành ủy Hòa Bình 72 cặp (647 hồ sơ); Huyện ủy Yên Thủy 12 cặp (50 hồ sơ); Huyện ủy Lương Sơn 36 cặp (353 hồ sơ).

Trong công tác giải mật, đã thực hiện tăng mật, giảm mật, giải mật 811 tài liệu lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy tại Kho lưu trữ Tỉnh ủy; tiến hành ghi thông tin và đóng dấu giải mật đối với 811 tài liệu; cập nhật bổ sung thông tin cấp I trong văn kiện Đảng khối tài liệu đã được đóng dấu tăng mật, giảm mật, giải mật theo Quyết định số 1041-QĐ/TU, ngày 24/12/2018 của Tỉnh ủy Hòa Bình. Hàng năm, chỉ đạo Văn phòng cấp ủy tỉnh thực hiện việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh (từ năm 1948 - 1960), với tổng số 2.255 trang tài liệu.

Các cơ quan, tổ chức quan tâm, thực hiện nghiêm túc quy định về chế độ bảo quản, bảo mật tài liệu lưu trữ; thực hiện các văn bản về quy định, quy trình khai thác tài liệu, dữ liệu theo cấp độ và phân quyền khai thác đảm bảo không để lộ, lọt bí mật thông tin tài liệu. Việc bảo quản, bảo dưỡng tài liệu được tiến hành thường xuyên tại các kho lưu trữ tỉnh và lưu trữ các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội tỉnh.

Cùng với đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VT, LT đáp ứng yêu cầu tình hình hiện nay. Thường xuyên sử dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ VT, LT và các phần mềm ứng dụng trong quản lý, xử lý công văn, gửi nhận văn bản, xử lý đơn thư và trao đổi thư tín điện tử trên mạng diện rộng của Đảng và mạng LAN nội bộ, đảm bảo thông tin nhanh chóng, chính xác, chất lượng.

Qua triển khai thực hiện Chỉ thị số 19-CT/TU đã góp phần nâng cao nhận thức của cấp ủy Đảng, chính quyền, các tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và việc quản lý tài liệu lưu trữ. Từng bước tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, tạo điều kiện thuận lợi để công tác văn thư, lưu trữ hoạt động ngày càng hiệu quả.