Cuộc họp BTV Tỉnh ủy bàn nhiều nội dung quan trọng liên quan đến phát triển KT-XH của tỉnh. Các câu hỏi, ý kiến của đại biểu được tổng hợp để thảo luận trong cuộc họp và chuẩn bị dự thảo kết luận. Trong cuộc họp, đại biểu có thể truy cập kho tài liệu với các tài liệu như: Tài liệu chính, tài liệu tham khảo, cá nhân, tài liệu liên kết bên ngoài, kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu nhanh, chính xác. 

Việc chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử giúp các đại biểu có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp; tiết kiệm thời gian, chi phí cho văn phòng phẩm, đặc biệt tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. Đa số đại biểu dự họp đều hài lòng với cách họp "không giấy tờ”, vì có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu nên chất lượng thảo luận được nâng lên… Qua đó chất lượng, hiệu quả cuộc họp đáp ứng yêu cầu đề ra. 

Văn phòng Tỉnh ủy là đầu mối tổ chức của BCH, BTV Tỉnh ủy nên mỗi năm có hàng trăm cuộc họp cần tổ chức. Với cách làm truyền thống, mỗi kỳ họp BCH, BTV có nhiều nội dung quan trọng, khối lượng công việc, tài liệu rất lớn, gồm nhiều đề án, dự thảo, tờ trình, cơ quan soạn thảo. Văn phòng phải phối hợp các đơn vị liên quan để chuẩn bị, tốn nhiều công sức, thời gian cho việc tập hợp tài liệu, báo cáo; lên danh sách đại biểu; thực hiện thủ công in ấn, phô tô tài liệu phục vụ cuộc họp. Chưa kể khi phân phát tài liệu vẫn còn trường hợp nhầm lẫn, thiếu hay nhầm trang. Mặt khác, phải tính toán đúng số lượng đại biểu vì nếu in thừa sẽ lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu phải chuẩn bị thêm tài liệu rất mất thời gian.

Đồng chí Đỗ Văn Xuyên, Trưởng Phòng Cơ yếu và công nghệ thông tin (Văn phòng Tỉnh ủy) cho biết: Mô hình "phòng họp không giấy” là sản phẩm do Tập đoàn VNPT và Viettel nghiên cứu, thực hiện. Toàn bộ quy trình của phòng họp không giấy được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử; trước mỗi cuộc họp, nội dung chương trình và tài liệu được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự họp nghiên cứu trước. Các thành viên dự họp có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp qua thiết bị thông minh, như: Máy tính, ipad, smartphone... Bên cạnh đó, mô hình còn tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp, như: Sơ đồ phòng họp, đăng ký phát biểu, quản lý thành phần tham dự, biểu quyết kết hợp ký số... Qua đó, giúp cho người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng.

Nhận thức được tầm quan trọng của cuộc Cách mạng công nghệ 4.0 và xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông vào việc quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, Văn phòng Tỉnh ủy đã tham mưu Tỉnh ủy, BTV Tỉnh ủy triển khai thực hiện phòng họp không giấy nhằm giảm văn bản, giấy tờ hành chính, tiết kiệm chi phí, thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời, góp phần quan trọng cải cách hành chính trong Đảng; đổi mới lề lối làm việc, tăng cường cải tiến các quy trình làm việc; chuẩn hóa nghiệp vụ, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động các cơ quan Đảng; hướng tới xây dựng chính quyền điện tử, từng bước đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa của cuộc Cách mạng công nghệ 4.0 và xu thế hội nhập ngày càng sâu rộng. Đặc biệt là nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động tổ chức các kỳ họp, cuộc họp BCH Đảng bộ tỉnh, BTV Tỉnh ủy. Bên cạnh đó, phục vụ được các cuộc họp mang tính cấp bách như chỉ đạo, giải quyết các vấn đề về an ninh chính trị, KT-XH, thiên tai, dịch họa… vừa giải quyết nhu cầu cấp bách, vừa giải quyết nhu cầu chỉ đạo thường xuyên, liên tục cùng một lúc khi có sự cố xảy ra. Việc ứng dụng sáng kiến cũng sẽ là bước đột phá mạnh mẽ, nhằm thực hiện chủ trương của Chính phủ để tạo lập nền tảng cho những bước phát triển mới của Chính phủ điện tử, hướng tới nền quản trị quốc gia, quản trị xã hội thông minh, nền hành chính hiện đại, không giấy tờ. 

Đồng chí Đỗ Văn Xuyên cho biết thêm: Hòa Bình là địa phương sớm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các cuộc họp. Phần mềm văn bản đã được ứng dụng trong cơ quan Đảng từ năm 2003, đến nay, việc giao nhận, trao đổi văn bản giữa cơ quan Đảng và cơ quan Nhà nước được liên thông toàn quốc. Tỉnh đã số hóa và đưa vào thông tin tích hợp dữ liệu toàn bộ văn bản từ năm 1947 - 2020, phục vụ cho việc tra cứu, khai thác tài liệu. Tỉnh cũng đã thực hiện hội nghị trực tuyến tới khoảng 60% đơn vị cấp xã… hướng tới mục tiêu xây dựng chính quyền điện tử, nâng cao năng lực, hiệu quả chỉ đạo, điều hành của cơ quan Đảng, chính quyền các cấp.